איך לשדרג אירוע

איך לשדרג אירוע

 

אירוע מוצלח הוא אירוע שמתאים לאנשים שהוזמנו אליו

נסו לחשוב האם פרמטרים כמו מקום האירוע, שעת התחלה, סגנון האוכל, ישיבה, וסוג התכנית יתאימו לאורחים שלכם.

 

אירוע צריך להיות מאוזן: מצד אחד לא להיות עמוס מידי בתוכניות, ומצד שני כדאי שכן יהיה משהו שייתן מעט נפח או ייחוד לאירוע בכדי שנחזור הביתה מרוצים. הרעיונות המוצעים כאן הם רעיונות שאספתי במשך השנים וכדאי לעבור עליהם אם אתם מתכננים אירוע מכל סוג שהוא. בכל תחום שמפורט כאן, תוכלו למצוא דרכי בעל עסק מומלץ ואיכותי שייתן לכם מענה מתאים לאירוע שלכם. בהצלחה!

 

 

בחירת המקום

המקום יכול להיות אטרקציה בפני עצמו. והכוונה היא לא לגן אירועים מיוחד או לבריכה בחצר, אלא דווקא למשהו פשוט כמו אירוע בשטח, על חוף הים, אולי באיזו פינת נוף בכרמל, ביער בן-שמן או אפילו על גדות הירקון.

 

השילוש הקדוש

אוכל, מוסיקה, אלכוהול. זה הבסיס. כמה ואיך זה כבר תלוי בכם. כמובן שיש לקחת בחשבון את מספר המוזמנים. למשל ברמה הבסיסית אפשר להוציא החוצה את הרמקולים של המחשב עם פלייליסט מיוטיוב, להביא שתי קערות חומוס, אולי להזמין טאבון פוקאצ'ות, או אפילו שכל אורח יביא את תבשיל הבית שלו, כמה בקבוקי יין על השולחן בצד, וזהו - יש הכל!  מכאן הכל מתחיל והשמיים הם כבר מזמן לא הגבול. כל אחד מבין השלושה יכול להיות "על הדרך" ויכול להיות גם העיקר של האירוע. 

 

מבחינת המוסיקה למשל, ניתן לשכור את שירותיו של DJ שיהיה עם האצבע על הדופק, ידע לייצר את האווירה הנכונה, ולאט לאט ימשוך את הקהל לרחבת הריקודים. פלייליסט לא ידע לעשות זאת. בנוסף, אפשר להזמין נגנים או הרכבים במגוון סגנונות - ישראלי, ג'אז, פולק, לטיני, צועני וכו'. כדאי לחשוב האם ההרכב יודע רק להיות כרקע או אולי גם 'להרים' את הקהל אם יהיה ביקוש לכך. אם לא כדאי לשקול להזמין בנוסף גם DJ. 

 

גם האוכל והאלכוהול יכולים בקלות להפוך למרכז האירוע, למשל על ידי שף שיכין את האוכל אל מול האנשים במין מופע, או ברמן שיעביר סדנת יין או הכנת קוקטיילים. יכול להיות שבאירוע אחר תוכל להתאים תכנית של "מאסטר שף" שבה הקהל בעצמו יבשל את האוכל. או אולי רק חלק מהאוכל...

 

כדאי שתהיה הלימה בין האוכל המוגש לבין אופן הישיבה. למשל לא מומלץ להגיש מרק כשהישיבה על פופים. כשהישיבה היא לא סביב שולחן נוח, כדאי שהאוכל יהיה מוכן לאכילה בסגנון "צלחת מזלג" - משהו שאפשר לאכול בלי שייפול או יישפך. כמובן שגם את הגיל יש לקחת בחשבון. צעירים יכולים להסתדר ולשבת לאכול על כרית ומחצלת בעוד שלאנשים מבוגרים זה יהיה לא נוח וכמעט בלתי אפשרי. 

חוץ מהתאמה לאוכל, ישיבה נמוכה נותנת אווירה נינוחה ומהווה פיתרון אסתטי נעים לעין. ניתן לשלב אותה עם מחצלות במקום בו הקרקע חולית, רטובה או סתם בשביל היופי. בנוסף ישיבה נמוכה נוחה יותר מכיסאות ואפשר לשבת עליה לאורך יותר זמן. אם יש גם שולחנות וגם ישיבה נמוכה כדאי לסדר את האירוע באופן מדורג, כלומר שהישיבה הגבוהה יותר תהיה מאחור, והישיבה הנמוכה תהיה קרובה יותר לאיזור רחבת הריקודים או איפה שתתקיים התכנית. באותו אופן אם מוסיפים מחצלות וכריות, כדאי למקם אותן בין הישיבה הנמוכה לרחבה. באופן זה נוצר סדר שמזמין את האורחים להתקרב ולעבור אחרי האוכל "לסלון".

 

התכנית האומנותית גם היא צריכה להתאים לאירוע.

העצה הכי טובה שלי היא שתעשו מה שבא לכם. ואם לא בא לכם, לא חייבים לעשות! מספיק גם לקום באמצע האירוע, להנמיך את המוסיקה ולהגיד כמה מילים מהלב. אנשים יודעים להעריך את האמת ולפעמים יותר מזה פשוט לא צריך. אבל אם כן בא לכם ואתם לא יודעים מה, הנה כמה רעיונות מוצלחים:

 

מצגות וסרטונים

כיום, עם קצת זמן וקצת סבלנות ניתן לערוך אחלה סרטונים באמצעים ביתיים. כמובן שניתן לשכור את שירותיו של עורך מקצועי. מומלץ לתאם את אופי הסרט מול העורך. תרצו שהסרט יהיה מרגש? מצחיק? אולי כדאי להוסיף כתוביות? אולי אפשר למצוא סרטונים שכבשו את הרשת ולעשות עליהם פארודיה? הכל אפשרי. כלל אצבע חשוב: Less is more. סרט של עשרים דקות ייגמר כשחצי מהאורחים ישנים בכיסא והיתר כבר כנראה בבית. סרט שינוע סביב 3-5 דקות ישאיר את הצופים בעניין, ואף יש סיכוי שבסוף יבקשו לנגן אותו שוב. 

 

שילוב בתוך סרט או כקטע בפני עצמו שיחת וידאו של חבר או קרוב משפחה שלא נוכח באירוע תמיד תיצור עניין. כנ"ל לגבי ילדים קטנים. הרבה ילדים יתביישו ברגע שיבקשו מהם לעמוד מול כל כך הרבה מבוגרים ולברך או לשיר שיר. אם אין להם בעיה - הרווחתם. אבל אם כן, מומלץ לתפוס אותם במצב רוח מתאים לפני האירוע ולהקליט אותם בראיון קצר. מה שייצא מהם לבטח יעניין את כל מי שיישב בקהל. כמה שיהיו יותר קטנים, ככה יעלה הרייטינג. 

 

שירה בציבור 1

כמובן ששירה בציבור היא תכנית מעולה! ברור! את זה אנחנו כבר יודעים, אבל הטוויסט שאני מציע כאן הוא שילוב של תמונות בשקופיות השירים. ברגע שמילות השירים מוקרנות על רקע התמונות שלכם, השירה בציבור הופכת לאירוע אישי וייחודי. לאחר ששלחתם לי את התמונות הנבחרות יחד עם השירים שבחרתם, כל מה שנשאר לכם הוא להינות מהמצגת האינטראקטיבית במהלך האירוע.

 

שירה בציבור 2

אפשר לקחת את התכנית הזו צעד אחד קדימה. כל חבר או כל קבוצה של חברים בוחרים שיר. כדאי להוסיף תמונה מאותה תקופה. כך עוברים במהלך האירוע משיר לשיר על רקע התמונות, עם ברכות של בוחרי השירים בין לבין. כך נוצר אירוע חד פעמי ששותפים בהכנתו האנשים הקרובים ביותר לליבו של בעל השמחה. ניתן לשלב גם מנחה נוספת שלאחר פגישה מקדימה ואיסוף חומרים מולכם, תכתוב את התכנית ותגיש אותה כמופע קומי בשילוב השירים.

 

בנוסף, תוכלו להפיק ספר שירים אשר יהווה עבורכם מזכרת נפלאה ולעיתים גם שימושית.

 

כתיבת שיר על לחן של שיר ידוע היא דרך נפלאה לברך את יקירכם, גם אם אתם לא כותבים כמו אלתרמן או יוסי גיספן. אם תרצו שאכתוב עבורכם שיר שכזה, אעביר לכם שאלון קצר על בעל האירוע, לאחר מכן אחזיר לכם את השיר כדי שתוכלו להתאמן עליו, ולהגיע מוכנים להופעה באירוע עצמו. כמובן שניתן להכין פלייבק מראש ולהקליט אתכם באולפן. השיר יוכל לשמש אתכם גם כפסקול לסרטון.

 

 

כדאי לווסת את כמות ההשקעה שלכם מתוך איזון בין הרצון המניע לבין האנרגיה שתידרש מכם לצורך ההפקה. כך תגיעו לאירוע בכיף ולא לאחר שהלכתם לישון בשש בבוקר כדי לסיים לערוך את הסרט.

 

אם אתם יודעים שבאירוע שלכם יהיו הרבה ילדים קטנים, כדאי מאוד לדאוג להם לתעסוקה. בין אם זו פינת יצירה עם כמה חוברות צביעה, ובין אם זה מפעיל או אפילו הצגה שתעסיק את הזאטוטים לפחות בחלק מהזמן. משחקי וידאו ומכונות משחק הן גם אפשרויות מצוינות כשהן מותאמות לגיל הילדים. עכשיו אפשר באמת לנוח! 

 

העצה הכי חשובה לאירוע מוצלח:

 

תבואו בשביל להנות!

בכל אירוע יש המון מרכיבים. המון דברים יכולים להשתבש. הניסיון לשלוט בהכל יבוא בהכרח על חשבון ההנאה שלכם, וכתוצאה מכך גם של האורחים שלכם. באחריות!

לכן חלקו מראש תחומי אחריות ועל תעמיסו יותר מדי על אף אחד כולל על עצמכם. חוצמזה, לכו לישון צהריים באותו היום, תעשו סוויץ' בראש, וצאו מהבית כשאתם רגועים ויודעים שאירוע הוא בשביל לחגוג. תנו לאנשי המקצוע ששכרתם לעשות את העבודה ולהיות דרוכים במקומכם. במהלך השבועות האחרונים דאגתם לכל פרט הכי קטן, קבעתם את סדר התכנית האומנותית ותכננתם איך היא משתלבת בין המנות. זהו! עכשיו זה הזמן להכניס את מנגנון ה"יהיה בסדר" לפעולה. בכל אירוע, כמו שחשוב התכנון, כך חשובה גם היכולת לסטות ממנו ולהתגמש לפי הצורך. כך תוכלו להיות באירוע ולחוות אותו בעצמכם באמת. וזאת אומנות בפני עצמה.

 

 

בהצלחה!

אהבתם? תוכיחו:

054-7967870

yon.shir@gmail.com